[vc_row row_height_percent=“0″ override_padding=“yes“ h_padding=“2″ top_padding=“5″ bottom_padding=“5″ overlay_alpha=“50″ gutter_size=“3″ column_width_percent=“100″ shift_y=“0″ z_index=“0″][vc_column column_width_percent=“100″ gutter_size=“4″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ width=“1/1″][vc_row_inner row_inner_height_percent=“0″ overlay_alpha=“50″ gutter_size=“4″ shift_y=“0″][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“4″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ sticky=“yes“ width=“3/12″][vc_custom_heading text_size=“h3″]Die erste Phase[/vc_custom_heading][vc_single_image media=“84249″ media_width_percent=“100″][/vc_column_inner][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“3″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ width=“9/12″][vc_column_text text_lead=“yes“]Von der Großstadt Hamburg, über die Hansestädte Lübeck, Rostock und Wismar, bis hin zu ländlichen Gegenden zwischen Nord- und Ostsee und der Mecklenburgischen Seenplatte – das Gebiet des Erzbistums Hamburg ist (nicht nur geographisch) sehr unterschiedlich geprägt. Eine Pfarrverwaltungssoftware muss daher, wenn sie mehr sein soll als eine reine Datensatz-Verwaltung, flexibel und Nutzer-orientiert entwickelt werden.
Zu Anfang stand die Aufgabe des Erzbistums Hamburg, eine Software zu schaffen, die sich in die Struktur der neuen pastoralen Räume integriert. „Es war von Anfang an wichtig, dass sich die Software uns anpasst und nicht umgekehrt“, erklärt Mirko Klessig, Projektleiter beim Erzbistum Hamburg. „Deswegen entschieden wir uns im Rahmen einer Ausschreibung für Metaways, weil dort bereits das Knowhow und eine ausgereifte, aber trotzdem flexibel erweiterbare Software-Basis vorhanden war, um effizient eine Lösung für das Erzbistum zu schaffen.“[/vc_column_text][/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_row_inner row_inner_height_percent=“0″ overlay_alpha=“50″ gutter_size=“4″ shift_y=“0″][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“3″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ width=“2/3″][vc_column_text text_lead=“yes“]„Wir kennen uns bestens im Bereich Groupware aus, wissen, wie man u.a. anspruchsvolle Kalender programmiert,“ erzählt Cornelius Weiß, Leiter der Software-Entwicklung bei Metaways, „was wir nicht kannten, war das komplexe Kirchenrecht mit seinen spezifischen Anforderungen an das Beziehungsmanagement innerhalb der Software. Das mussten wir uns zunächst erarbeiten.“ Deshalb verbrachte Cornelius Weiß einige Zeit vor Ort beim Erzbistum, um die Prozesse kennenzulernen und gemeinsam mit den Verantwortlichen beim Erzbistum einen Plan für die Entwicklung der Software zu erstellen.
In zwei Phasen gegliedert, wurde zunächst das Rechtemanagement an die kirchliche Struktur angepasst und Erweiterungen bestehender Module geschaffen, wie zum Beispiel die Einbindung des liturgischen Kalenders zur vereinfachten Gottesdienstplanung und der Ausbau des Dateimanagers, um Dateien datenschutzrechtlich korrekt innerhalb der unterschiedlichsten Gremien verteilen zu können. [/vc_column_text][/vc_column_inner][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“4″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ sticky=“yes“ width=“1/3″][vc_single_image media=“84251″ media_width_percent=“100″][/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_row_inner row_inner_height_percent=“0″ overlay_alpha=“50″ gutter_size=“4″ shift_y=“0″][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“4″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ sticky=“yes“ width=“3/12″][vc_custom_heading text_size=“h3″]Die zweite Phase[/vc_custom_heading][vc_single_image media=“84195″ media_width_percent=“100″][/vc_column_inner][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“3″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ width=“9/12″][vc_column_text text_lead=“yes“]In der zweiten Phase ging es dann ans Finetuning. Neue, praktische Module wie Schlüsselverwaltung, Vertragsmanager und ein Agendatool kamen hinzu, um Prozesse für haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter von Beginn an zu vereinfachen und so eine hohe Akzeptanz zu erreichen. Auch die Oberfläche wurde überarbeitet, damit sich alle Nutzer möglichst schnell und unkompliziert zurechtfinden. Und nicht zuletzt bekam die Software einen Namen: ecclesias
Dann wurde es spannend, als die ersten Gemeinden auf das neue System umgestellt wurden. Es gibt einen Master, also eine dynamische Vorlage. Hier ist die Grundstruktur, beispielsweise für die Ordnerstruktur im Dateimanager, festgelegt und eine Änderung im Master wird automatisch auf die einzelnen Gemeindeinstanzen repliziert. So erreicht man Flexibilität, um Änderungen in Abläufen schnell in die Gemeinden zu tragen. [/vc_column_text][/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_row_inner row_inner_height_percent=“0″ overlay_alpha=“50″ gutter_size=“4″ shift_y=“0″][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“3″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ width=“9/12″][vc_column_text text_lead=“yes“]Eine weitere Herausforderung stellen die heterogenen Begebenheiten bei den Nutzern dar. Nicht nur der Level im Umgang mit Computersystemen, auch die technische Ausstattung schwankt stark, was bei einer Browser-basierten Software wie ecclesias besonderes Augenmerk verlangt. „Jeder Browser, wie zum Beispiel Firefox oder Microsofts Edge, reagiert in Nuancen unterschiedlich“, erklärt Cornelius Weiß. „Dazu kommen dann noch die mobilen Geräte, die wieder ganz andere Voraussetzungen haben und deren Art der Datensynchronisation stark variiert. Da haben wir einen ständigen Blick drauf, dass Termine, Kontakte und E-Mails auch auf den vielen unterschiedlichsten Smartphones verfügbar sind.“[/vc_column_text][/vc_column_inner][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“4″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ sticky=“yes“ width=“3/12″][/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_row_inner row_inner_height_percent=“0″ overlay_alpha=“50″ gutter_size=“4″ shift_y=“0″][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“4″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ sticky=“yes“ width=“3/12″][vc_custom_heading text_size=“h3″]Die dritte Phase[/vc_custom_heading][/vc_column_inner][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“3″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ width=“9/12″][vc_column_text text_lead=“yes“]Daher ist die Entwicklung von ecclesias auch nie wirklich abgeschlossen, Prozesse und Anforderungen ändern sich, Nutzer äußern Wünsche an die Funktionalität und auch der technische Unterbau muss sich ständigen Weiterentwicklungen anpassen. Deshalb verfolgen das Erzbistum Hamburg und Metaways einen agilen Ansatz in der Software-Entwicklung: Anstatt sich mit zeitraubenden Feinkonzepten und Angebotsprozessen für einzelne Funktionen herumzuschlagen, wurde von beiden Seiten ein Entwicklungsbudget vereinbart, in dessen Rahmen Änderungen umgesetzt werden. Das Erzbistum formuliert seine Anforderungen und priorisiert sie, Metaways setzt es um.
„Die agile Software-Entwicklung ist enorm wichtig in so flexiblen Projekten wie ecclesias. Wir können schnell und ohne große Umwege auf Wünsche reagieren und Erweiterungen umsetzen, sparen dabei den bürokratischen Überbau ein und schaffen für beide Seiten ein hohes Maß an Verlässlichkeit und Planbarkeit.“, sagt Cornelius Weiß.[/vc_column_text][/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_row_inner row_inner_height_percent=“0″ overlay_alpha=“50″ gutter_size=“4″ shift_y=“0″][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“3″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ width=“9/12″][vc_column_text text_lead=“yes“]So war es dann auch möglich, im Zuge der Corona-Krise schnell zu reagieren und für das Erzbistum innerhalb einer Woche eine datenschutzkonforme Videokonferenz-Plattform an den Start zu bringen. ecclesias Konferenz kann dabei nicht nur Gruppengespräche, sondern bietet auch die Möglichkeit, beispielsweise Andachten oder Gottesdienste live zu übertragen.
Überhaupt hat ecclesias einen gemeinnützigen Ansatz: Die Software ist Open Source, das heißt, der Programmcode ist für Kunden frei verfügbar und anpassbar, lediglich der Betrieb, Softwarepflege, Support und individuelle Weiterentwicklung müssten bei der Nutzung bezahlt werden.[/vc_column_text][/vc_column_inner][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“4″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ sticky=“yes“ width=“3/12″][/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_row_inner row_inner_height_percent=“0″ overlay_alpha=“50″ gutter_size=“4″ shift_y=“0″][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“4″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ sticky=“yes“ width=“3/12″][/vc_column_inner][vc_column_inner column_width_percent=“100″ gutter_size=“3″ overlay_alpha=“50″ shift_x=“0″ shift_y=“0″ shift_y_down=“0″ z_index=“0″ medium_width=“0″ mobile_width=“0″ width=“9/12″][vc_column_text text_lead=“yes“]Darüber hinaus bietet ecclesias Schnittstellen, um auch Dritt-Software einzubinden. Bereits vorhandene Programme in den Gemeinden, zum Beispiel zur Buchhaltung, können darüber angesprochen werden, so dass auch hier heterogene Systeme abgefangen werden können und der Datenaustausch deutlich vereinfacht werden kann. So wurde kürzlich ein Integrator für die webbasierte Office-Suite von OnlyOffice veröffentlich, der es den Nutzern ermöglicht, direkt aus ecclesias heraus Dokumente zu bearbeiten.
Das zeigt einmal mehr wie sich die Flexibilität, auf die so viel Wert gelegt wurde, auszahlen kann, denn letztlich ist ecclesias so nicht nur für das Erzbistum Hamburg oder die katholische Kirche von Interesse, sondern kann auch im ökumenischen Rahmen eingesetzt und angepasst werden. Denn eine moderne Pfarrverwaltungssoftware muss einfach mehr können als nur Verwalten: Sie muss für alle Nutzergruppen Prozesse vereinfachen und vor allem sollte sie viele Menschen vernetzen.[/vc_column_text][/vc_column_inner][/vc_row_inner][/vc_column][/vc_row]